Cara Mengurutkan Nama Di Word

Microsoft Word, lebih dari sekadar pengolah kata, adalah alat serbaguna untuk mengelola dan memanipulasi data teks. Salah satu fungsi yang sering diabaikan tetapi sangat berguna adalah kemampuan untuk mengurutkan daftar nama atau item lainnya secara alfabetis. Baik untuk membuat daftar kontak yang terorganisir, menyusun bibliografi, atau sekadar merapikan daftar kehadiran, kemampuan mengurutkan ini dapat menghemat waktu dan usaha yang signifikan. Artikel ini akan membahas secara mendalam berbagai metode dan teknik untuk mengurutkan nama di Word, lengkap dengan contoh dan tips praktis.

1. Mengurutkan Daftar Sederhana dalam Satu Kolom

Metode paling dasar untuk mengurutkan nama di Word melibatkan daftar yang tersusun dalam satu kolom, di mana setiap nama berada di baris terpisah. Prosesnya cukup sederhana dan intuitif:

1. Pilih Daftar: Sorot atau blok semua nama yang ingin diurutkan. Pastikan hanya nama-nama tersebut yang terpilih, dan hindari menyertakan header atau footer yang tidak perlu.
2. Akses Fitur Sortir: Buka tab "Home" pada Ribbon. Di grup "Paragraph", Anda akan menemukan ikon "Sort" (biasanya bergambar huruf A dan Z dengan panah). Klik ikon tersebut.
3. Konfigurasi Opsi Sortir: Jendela "Sort Text" akan muncul. Di bagian "Sort by", pastikan "Paragraphs" terpilih. Di bawah "Type", pilih "Text".
4. Pilih Urutan: Anda dapat memilih "Ascending" (A ke Z) untuk urutan alfabetis atau "Descending" (Z ke A) untuk urutan terbalik.
5. Klik OK: Setelah semua opsi dikonfigurasi, klik tombol "OK". Word akan secara otomatis mengurutkan daftar nama sesuai dengan preferensi yang Anda pilih.

Contoh:

Misalkan Anda memiliki daftar nama berikut:

• Budi Santoso
• Andi Wijaya
• Citra Dewi
• Dedi Kurniawan

Setelah mengikuti langkah-langkah di atas dan memilih urutan "Ascending", daftar tersebut akan diurutkan menjadi:

• Andi Wijaya
• Budi Santoso
• Citra Dewi
• Dedi Kurniawan

Tips Tambahan:

• Pastikan setiap nama berada di baris terpisah. Jika nama-nama tersebut berada dalam paragraf yang sama, Word akan mengurutkan seluruh paragraf, bukan hanya nama.
• Jika daftar nama Anda memiliki format khusus (misalnya, menggunakan bullet points atau numbering), fitur sortir akan mempertahankan format tersebut setelah pengurutan.

2. Mengurutkan Daftar Nama yang Dipisahkan dengan Koma atau Karakter Lain

Terkadang, nama-nama dalam daftar tidak dipisahkan oleh baris baru, melainkan oleh koma, titik koma, atau karakter lain. Dalam kasus ini, Anda perlu memberi tahu Word karakter pemisah (separator) yang digunakan agar fitur sortir berfungsi dengan benar.

1. Pilih Daftar: Sama seperti sebelumnya, sorot seluruh daftar nama yang ingin diurutkan.
2. Akses Fitur Sortir: Klik ikon "Sort" di tab "Home".
3. Konfigurasi Opsi Sortir Tingkat Lanjut: Di jendela "Sort Text", klik tombol "Options…" di sudut kiri bawah.
4. Tentukan Separator: Di jendela "Sort Options", pilih opsi "Other" di bawah "Separate text at". Masukkan karakter pemisah yang digunakan dalam daftar Anda (misalnya, "," untuk koma).
5. Klik OK: Klik "OK" pada kedua jendela ("Sort Options" dan "Sort Text") untuk menerapkan pengurutan.

Contoh:

Misalkan Anda memiliki daftar nama berikut:

Andi Wijaya, Budi Santoso, Citra Dewi, Dedi Kurniawan

Setelah mengikuti langkah-langkah di atas dan menentukan "," sebagai separator, daftar tersebut akan diurutkan menjadi:

Andi Wijaya, Budi Santoso, Citra Dewi, Dedi Kurniawan (Dalam hal ini, karena hanya ada satu paragraf yang dipisahkan koma, Word mengurutkannya berdasarkan abjad per kata, bukan per baris.)

Penting: Pastikan karakter pemisah yang Anda masukkan benar. Jika tidak, Word mungkin tidak dapat mengurutkan daftar dengan benar.

3. Mengurutkan Nama Depan dan Nama Belakang dengan Benar

Seringkali, Anda ingin mengurutkan daftar nama berdasarkan nama belakang, bukan nama depan. Word memiliki fitur untuk menangani hal ini, tetapi memerlukan sedikit persiapan.

1. Ubah Format Nama: Sebelum mengurutkan, Anda perlu membalikkan urutan nama depan dan nama belakang, serta menambahkan koma di antara keduanya. Misalnya, "Budi Santoso" menjadi "Santoso, Budi". Anda dapat melakukan ini secara manual, atau menggunakan fitur "Find and Replace" Word untuk mempercepat prosesnya.
2. Gunakan Fitur Find and Replace: Tekan Ctrl+H untuk membuka kotak dialog Find and Replace.
   • Pada "Find what", masukkan (.*) (.*) (Ini adalah ekspresi reguler yang akan menangkap dua kata yang dipisahkan spasi).
   • Pada "Replace with", masukkan 2, 1 (Ini akan membalik urutan kedua kata, menambahkan koma dan spasi di antara keduanya).
   • Pastikan opsi "Use wildcards" dicentang.
   • Klik "Replace All".
3. Urutkan Daftar: Setelah format nama diubah, pilih daftar nama yang telah diformat dan gunakan fitur "Sort" seperti yang dijelaskan di bagian 1. Pilih "Ascending" untuk mengurutkan berdasarkan nama belakang secara alfabetis.
4. Kembalikan Format Nama (Opsional): Jika Anda ingin mengembalikan format nama ke urutan semula (nama depan diikuti nama belakang), ulangi langkah 2, tetapi dengan nilai berikut:
   • Pada "Find what", masukkan (.*), (.*)
   • Pada "Replace with", masukkan 2 1
   • Pastikan opsi "Use wildcards" dicentang.
   • Klik "Replace All".

Contoh:

Awalnya, daftar nama:

• Budi Santoso
• Andi Wijaya
• Citra Dewi
• Dedi Kurniawan

Setelah membalik format nama:

• Santoso, Budi
• Wijaya, Andi
• Dewi, Citra
• Kurniawan, Dedi

Setelah diurutkan:

• Dewi, Citra
• Kurniawan, Dedi
• Santoso, Budi
• Wijaya, Andi

Catatan: Fitur "Find and Replace" dengan wildcard sangat kuat dan dapat digunakan untuk berbagai tugas pemformatan teks lainnya. Pastikan Anda memahami sintaks wildcard sebelum menggunakannya.

4. Mengurutkan Tabel di Word

Jika daftar nama Anda berada di dalam tabel, proses pengurutan sedikit berbeda, tetapi tetap mudah dilakukan.

1. Pilih Tabel: Klik di mana saja di dalam tabel. Tab "Table Tools" akan muncul di Ribbon, yang terdiri dari "Design" dan "Layout".
2. Akses Fitur Sortir: Pada tab "Layout" (di bawah "Table Tools"), klik ikon "Sort" di grup "Data".
3. Konfigurasi Opsi Sortir: Jendela "Sort" akan muncul.
   • Sort by: Pilih kolom yang berisi nama yang ingin Anda urutkan. Word akan secara otomatis mendeteksi header kolom jika ada.
   • Type: Pilih "Text" untuk mengurutkan nama secara alfabetis.
   • Order: Pilih "Ascending" atau "Descending" sesuai kebutuhan.
   • Then by (Opsional): Anda dapat menambahkan kriteria pengurutan sekunder jika ada nama yang sama di kolom pertama. Misalnya, Anda dapat mengurutkan berdasarkan kolom "Nama Depan" jika ada beberapa nama belakang yang sama.
   • My list has: Pilih "Header row" jika tabel Anda memiliki baris header. Jika tidak, pilih "No header row".
4. Klik OK: Klik tombol "OK" untuk menerapkan pengurutan.

Contoh:

Misalkan Anda memiliki tabel berikut:

Nama Depan	Nama Belakang
Budi	Santoso
Andi	Wijaya
Citra	Dewi
Dedi	Kurniawan

Setelah mengurutkan tabel berdasarkan kolom "Nama Belakang" dengan urutan "Ascending", tabel tersebut akan menjadi:

Nama Depan	Nama Belakang
Citra	Dewi
Dedi	Kurniawan
Budi	Santoso
Andi	Wijaya

Tips Tambahan:

• Pastikan kolom yang Anda pilih untuk diurutkan berisi data yang konsisten. Jika kolom tersebut berisi campuran teks dan angka, Word mungkin tidak dapat mengurutkan dengan benar.
• Jika Anda memiliki baris header, pastikan opsi "Header row" dipilih. Jika tidak, baris header akan ikut diurutkan bersama dengan data.

5. Mengurutkan Daftar Nama yang Mengandung Angka atau Karakter Khusus

Daftar nama yang mengandung angka atau karakter khusus (seperti tanda hubung atau apostrof) dapat memerlukan penanganan khusus saat diurutkan.

• Angka: Secara default, Word akan mengurutkan angka sebagai teks. Ini berarti "10" akan dianggap lebih kecil dari "2" karena "1" lebih kecil dari "2". Jika Anda ingin mengurutkan angka secara numerik, ubah "Type" menjadi "Number" di jendela "Sort".
• Karakter Khusus: Word biasanya mengurutkan karakter khusus sebelum huruf. Urutan pengurutan karakter khusus dapat bervariasi tergantung pada pengaturan bahasa dan font yang digunakan. Jika Anda ingin mengontrol urutan pengurutan karakter khusus, Anda mungkin perlu menggunakan solusi yang lebih kompleks, seperti skrip VBA atau pemrosesan teks eksternal.
• Nama dengan Awalan: Jika Anda memiliki nama dengan awalan seperti "Dr.", "Mr.", atau "Ms.", Anda mungkin ingin menghapus awalan tersebut sebelum mengurutkan agar pengurutan dilakukan berdasarkan nama sebenarnya. Setelah pengurutan selesai, Anda dapat menambahkan kembali awalan tersebut.

6. Menggunakan Macro (VBA) untuk Pengurutan yang Lebih Kompleks

Untuk kebutuhan pengurutan yang lebih kompleks, seperti mengurutkan berdasarkan aturan tertentu atau menangani kasus-kasus khusus, Anda dapat menggunakan macro (VBA – Visual Basic for Applications) di Word.

Contoh: Macro untuk mengurutkan berdasarkan nama belakang, bahkan jika nama depan dan nama belakang belum dipisahkan koma.

Sub SortByLastName()

  Dim tbl As Table
  Dim i As Long, j As Long
  Dim arr() As Variant
  Dim temp As Variant

  Set tbl = Selection.Tables(1) 'Asumsi tabel pertama dipilih

  ReDim arr(1 To tbl.Rows.Count, 1 To 2)

  'Isi array dengan data dari tabel
  For i = 1 To tbl.Rows.Count
    arr(i, 1) = tbl.Cell(i, 1).Range.Text 'Ambil seluruh teks dalam sel
    arr(i, 1) = Trim(Left(arr(i, 1), Len(arr(i, 1)) - 2)) 'Hapus karakter akhir (CRLF)
    'Asumsikan nama belakang adalah kata terakhir
    Dim parts() As String
    parts = Split(arr(i, 1), " ")
    arr(i, 2) = parts(UBound(parts)) 'Nama Belakang
  Next i

  'Urutkan array berdasarkan nama belakang
  For i = 1 To UBound(arr, 1) - 1
    For j = i + 1 To UBound(arr, 1)
      If arr(i, 2) > arr(j, 2) Then
        'Swap baris
        For k = 1 To 2
          temp = arr(i, k)
          arr(i, k) = arr(j, k)
          arr(j, k) = temp
        Next k
      End If
    Next j
  Next i

  'Tulis kembali data yang diurutkan ke tabel
  For i = 1 To tbl.Rows.Count
    tbl.Cell(i, 1).Range.Text = arr(i, 1) & vbCrLf
  Next i

  Set tbl = Nothing

End Sub

Cara Menggunakan Macro:

1. Tekan Alt+F11 untuk membuka Visual Basic Editor (VBE).
2. Di VBE, klik "Insert" > "Module".
3. Salin dan tempel kode macro di atas ke dalam module.
4. Tutup VBE.
5. Di Word, pilih tabel yang ingin diurutkan.
6. Tekan Alt+F8 untuk membuka kotak dialog Macro.
7. Pilih macro "SortByLastName" dan klik "Run".

Catatan: Penggunaan macro memerlukan pengetahuan dasar tentang VBA. Kode di atas adalah contoh sederhana dan mungkin perlu dimodifikasi agar sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda. Pastikan untuk menguji macro pada salinan dokumen sebelum menjalankannya pada dokumen asli.

Artikel ini memberikan panduan komprehensif tentang cara mengurutkan nama di Microsoft Word, mencakup berbagai skenario dan teknik, dari pengurutan sederhana hingga penggunaan macro untuk kebutuhan yang lebih kompleks. Dengan menguasai teknik-teknik ini, Anda dapat mengelola dan menyusun daftar nama dengan lebih efisien dan efektif.