Cara Breakout Room Zoom

Zoom, sebagai platform konferensi video yang populer, menawarkan berbagai fitur untuk meningkatkan kolaborasi dan interaksi selama rapat online. Salah satu fitur yang paling efektif untuk memfasilitasi diskusi kelompok kecil, brainstorming, dan aktivitas kolaboratif lainnya adalah breakout room. Fitur ini memungkinkan host atau co-host untuk membagi peserta rapat ke dalam ruang-ruang virtual terpisah, yang kemudian dapat bergabung kembali ke ruang utama kapan saja. Panduan ini akan membahas secara detail cara menggunakan breakout room Zoom, termasuk pengaturan, manajemen, dan tips untuk memaksimalkan efektivitasnya.

1. Mengaktifkan Fitur Breakout Room di Zoom

Sebelum dapat menggunakan breakout room selama rapat, Anda perlu memastikan bahwa fitur ini telah diaktifkan di pengaturan Zoom Anda. Ada dua cara untuk melakukannya: melalui portal web Zoom dan melalui aplikasi Zoom desktop.

Melalui Portal Web Zoom:

1. Buka browser web dan kunjungi situs web Zoom: https://zoom.us/
2. Masuk ke akun Zoom Anda dengan menggunakan kredensial Anda.
3. Setelah masuk, klik "Settings" (Pengaturan) di menu navigasi sebelah kiri.
4. Di halaman "Settings," klik tab "In Meeting (Advanced)" (Dalam Rapat (Lanjutan)).
5. Cari opsi "Breakout Room" (Ruang Breakout). Pastikan tombol toggle di samping opsi tersebut berwarna biru, yang menunjukkan bahwa fitur tersebut aktif.
6. Periksa opsi "Allow host to assign participants to breakout rooms when scheduling" (Izinkan host untuk menugaskan peserta ke ruang breakout saat menjadwalkan). Opsi ini memungkinkan Anda untuk menugaskan peserta ke ruang breakout sebelum rapat dimulai, menghemat waktu dan mempersiapkan sesi dengan lebih baik.
7. (Opsional) Aktifkan juga opsi "Allow participants to choose room" (Izinkan peserta memilih ruang). Ini memberi peserta kebebasan untuk memilih ruang breakout yang ingin mereka ikuti, yang berguna untuk sesi dengan minat atau topik yang berbeda.

Melalui Aplikasi Zoom Desktop:

Meskipun pengaturan utama biasanya dilakukan melalui portal web, Anda juga dapat mengkonfirmasi dan menyesuaikan beberapa pengaturan terkait breakout room di aplikasi desktop.

1. Buka aplikasi Zoom desktop.
2. Klik ikon "Settings" (Pengaturan) yang biasanya berbentuk roda gigi di sudut kanan atas.
3. Di jendela "Settings," klik "View More Settings" (Lihat Lebih Banyak Pengaturan). Ini akan membuka portal web Zoom di browser Anda, di mana Anda dapat mengikuti langkah-langkah yang dijelaskan di atas.

Setelah mengaktifkan fitur breakout room, Anda siap untuk menggunakannya selama rapat. Perlu diingat bahwa hanya host atau co-host yang memiliki wewenang untuk membuat dan mengelola breakout room.

2. Membuat Breakout Room Selama Rapat

Setelah fitur breakout room diaktifkan, Anda dapat membuat dan mengelola ruang-ruang tersebut selama rapat berlangsung. Ikuti langkah-langkah berikut:

1. Mulai rapat Zoom Anda sebagai host atau co-host.
2. Di toolbar rapat, Anda akan melihat ikon "Breakout Rooms" (Ruang Breakout). Jika Anda tidak melihat ikon ini, pastikan Anda telah mengaktifkan fitur breakout room seperti yang dijelaskan di bagian sebelumnya.
3. Klik ikon "Breakout Rooms".
4. Akan muncul jendela pop-up yang memungkinkan Anda untuk mengkonfigurasi breakout room. Anda memiliki beberapa opsi:
   • Number of Rooms (Jumlah Ruangan): Tentukan berapa banyak breakout room yang ingin Anda buat.
   • Assign participants (Menugaskan peserta): Pilih cara Anda ingin menugaskan peserta ke ruang-ruang tersebut:
     • Automatically (Otomatis): Zoom akan secara acak menugaskan peserta ke ruang breakout yang tersedia.
     • Manually (Manual): Anda dapat memilih sendiri peserta mana yang akan masuk ke ruang mana. Ini memberikan Anda kendali penuh atas komposisi kelompok.
     • Let participants choose room (Biarkan peserta memilih ruangan): Jika Anda telah mengaktifkan opsi ini di pengaturan Anda, peserta akan dapat memilih ruang yang ingin mereka masuki.
5. Setelah Anda memilih opsi yang sesuai, klik tombol "Create" (Buat).

3. Mengelola Breakout Room

Setelah breakout room dibuat, Anda memiliki beberapa opsi untuk mengelolanya secara efektif:

1. Reassign participants (Menugaskan ulang peserta): Anda dapat memindahkan peserta dari satu ruang breakout ke ruang lainnya. Klik "Assign" (Tugaskan) di samping nama ruang breakout, dan pilih nama peserta yang ingin Anda pindahkan.
2. Broadcast a message to all (Menyiarkan pesan ke semua): Anda dapat mengirim pesan teks ke semua peserta di semua ruang breakout. Ini berguna untuk memberikan pengumuman, mengingatkan waktu, atau memberikan instruksi tambahan. Klik "Broadcast a message to all" (Siarkan pesan ke semua), ketik pesan Anda, dan tekan "Enter".
3. Join (Bergabung): Anda dapat bergabung ke ruang breakout mana pun untuk memantau diskusi, memberikan bantuan, atau berpartisipasi dalam aktivitas. Klik "Join" (Bergabung) di samping nama ruang breakout yang ingin Anda masuki.
4. Rename (Ubah Nama): Anda dapat mengubah nama ruang breakout agar lebih deskriptif atau relevan dengan topik diskusi. Klik "Rename" (Ubah Nama) di samping nama ruang breakout.
5. Delete (Hapus): Anda dapat menghapus ruang breakout jika diperlukan. Klik "Delete" (Hapus) di samping nama ruang breakout.
6. Close All Rooms (Tutup Semua Ruangan): Setelah waktu yang dialokasikan untuk breakout room selesai, Anda dapat menutup semua ruangan dan membawa semua peserta kembali ke ruang utama. Klik "Close All Rooms" (Tutup Semua Ruangan). Peserta akan diberikan waktu singkat (biasanya 60 detik, dapat disesuaikan di pengaturan) untuk menyelesaikan diskusi mereka sebelum secara otomatis dikembalikan ke ruang utama.

4. Opsi Tambahan untuk Breakout Room

Zoom menawarkan beberapa opsi tambahan untuk menyesuaikan pengalaman breakout room:

• Timer: Anda dapat mengatur timer untuk membatasi waktu yang dihabiskan peserta di breakout room. Setelah waktu habis, semua peserta akan secara otomatis dikembalikan ke ruang utama. Untuk mengatur timer, klik "Options" (Opsi) di jendela breakout room, lalu centang kotak "Automatically close breakout rooms after" (Otomatis tutup ruang breakout setelah) dan tentukan durasi waktu.
• Countdown Timer: Saat menutup breakout room, Anda dapat menampilkan countdown timer yang memberi tahu peserta berapa banyak waktu yang tersisa sebelum mereka dikembalikan ke ruang utama. Untuk mengaktifkan countdown timer, klik "Options" (Opsi) di jendela breakout room, lalu pilih durasi countdown timer dari menu dropdown.
• Request Help: Peserta di breakout room dapat meminta bantuan dari host. Ketika seorang peserta meminta bantuan, host akan menerima notifikasi dan dapat bergabung ke ruang breakout tersebut untuk memberikan bantuan.

5. Tips untuk Memaksimalkan Efektivitas Breakout Room

Untuk memaksimalkan efektivitas breakout room, pertimbangkan tips berikut:

• Berikan Instruksi yang Jelas: Pastikan peserta memahami tujuan dari sesi breakout room, tugas yang harus diselesaikan, dan hasil yang diharapkan. Berikan instruksi tertulis atau lisan yang jelas sebelum membagi peserta ke dalam ruang-ruang tersebut.
• Tetapkan Peran: Menetapkan peran seperti fasilitator, pencatat, dan presenter dapat membantu memastikan bahwa semua peserta berkontribusi dan bahwa diskusi tetap terfokus.
• Gunakan Pertanyaan Panduan: Berikan pertanyaan panduan atau kerangka kerja untuk memandu diskusi dan mendorong pemikiran mendalam.
• Pantau Aktivitas: Bergabunglah ke ruang breakout secara berkala untuk memantau diskusi, memberikan bantuan, dan memastikan bahwa peserta tetap berada di jalur yang benar.
• Berikan Waktu yang Cukup: Alokasikan waktu yang cukup untuk sesi breakout room agar peserta memiliki waktu untuk berdiskusi, berkolaborasi, dan menyelesaikan tugas.
• Debriefing: Setelah breakout room selesai, luangkan waktu untuk melakukan debriefing. Minta perwakilan dari setiap kelompok untuk berbagi hasil diskusi mereka dengan seluruh kelompok.

6. Mempersiapkan Breakout Room Sebelum Rapat Dimulai

Seperti yang disebutkan sebelumnya, Anda dapat menugaskan peserta ke breakout room sebelum rapat dimulai jika Anda telah mengaktifkan opsi "Allow host to assign participants to breakout rooms when scheduling" (Izinkan host untuk menugaskan peserta ke ruang breakout saat menjadwalkan) di pengaturan Zoom Anda.

1. Saat menjadwalkan rapat, di bagian "Meeting Options" (Opsi Rapat), Anda akan melihat opsi "Breakout Room pre-assign" (Pra-penugasan ruang breakout).
2. Klik "Create Rooms" (Buat Ruangan).
3. Anda dapat memilih untuk mengimpor CSV file yang berisi nama peserta dan ruang breakout yang ditugaskan atau membuat ruang secara manual dengan menambahkan peserta satu per satu.

Mempersiapkan breakout room sebelum rapat dimulai dapat menghemat waktu dan memastikan transisi yang mulus saat rapat berlangsung. Ini juga memungkinkan Anda untuk membuat kelompok berdasarkan kriteria tertentu, seperti keahlian, pengalaman, atau minat.

Dengan mengikuti panduan ini dan memanfaatkan fitur breakout room Zoom secara efektif, Anda dapat meningkatkan kolaborasi, interaksi, dan produktivitas dalam rapat online Anda.